Gérer son cabinet au quotidien

Gérer un cabinet de kiné au quotidien n'est pas une mince affaire. Entre l'accueil et la prise en charge des patients (le cœur de ton métier), il faut aussi gérer ses rendez-vous, suivre ses facturations et garder un œil sur ses éventuels impayés. 🥵

Pour t'aider à mieux gérer ton cabinet de kiné au quotidien, nous te livrons ci-dessous nos meilleurs conseils.

La gestion de rendez-vous des kinés 📓

Gérer correctement ses rendez-vous est une question qui doit se trouver au cœur de tes préoccupations.

Une mauvaise gestion des RDV peut fortement impacter ton activité : revenus en baisse, perte de temps, mauvaises relations avec tes patients... Quelle que soit ta manière de fonctionner, il faut donc faire attention à tes rendez-vous en tant que kinésithérapeute afin de gagner du temps, de l'argent et améliorer tes relations avec la patientèle.

Il existe plusieurs solutions pour gérer ses RDV en tant que kiné :

• 📅 L'agenda papier : il demande une excellente organisation et implique d'être emmené partout si tu fais des tournées de séances à domicile. Il peut vite poser problème si tu le partages avec d'autres kinés.
• 💻 L'agenda en ligne : pratique, il facilite la gestion de tes rendez-vous mais il est souvent inadapté aux spécificités du métier de kinésithérapeute. Il implique aussi de pointer tes patients manuellement dans le logiciel kiné.
• ✅ Une solution de gestion de rendez-vous dédiée aux kinés : c'est la solution la plus adaptée car elle tient compte de toutes les spécificités de ton beau métier.

Une application comme Gustave embarque en effet de nombreuses fonctionnalités qui facilitent le quotidien des kinésithérapeutes :

• 📲 Disponible partout, sur ordinateur, tablette ou smartphone.
• ⚙️ Affichage du planning avec la possibilité de le modifier à la volée.
• 📥 Récupération automatique des fiches patient, séances, facturation depuis le logiciel kiné (Vega, Kiné +4000…).
• ✅ Vérification du pointage de tes différentes séances.
• 🔁 Modification de l’agenda des collègues en cabinet de groupe ou des remplaçants pour partir en vacances l’esprit tranquille.
• Vérification du pointage de tes différentes séances : les séances non-pointées dans le logiciel kiné sont mises en évidence, ce qui évite un oubli qui conduirait à un manque à gagner.
• 👥 Si vous travaillez à plusieurs ou avec des remplaçants, vous pouvez consulter l’agenda entre collègues.

Arrêter de perdre de l'argent à cause des impayés 😡

Il n'est pas rare qu'un patient arrête son traitement sans avoir réglé toutes ses séances (par exemple, parce qu'il se sent mieux, qu'il est hospitalisé ou que le praticien n'avait pas anticipé la fin).
Si ce patient est venu 10 fois sans que tu ne le factures, tu te retrouves d'un seul coup avec 10 séances impayées qu'il va falloir récupérer. Pour cela, il n'y a pas 36 solutions : il faut contacter ce patient pour le faire revenir et le facturer.
Réclamer de l'argent (même lorsqu'il est durement gagné), n'est pas toujours une mince affaire.

Cela te met dans une position potentiellement inconfortable vis-à-vis du patient. À ses yeux, ça peut aussi être le signe d'une mauvaise organisation en interne. La meilleure chose à faire selon nous, c'est de t'occuper du problème à la racine et de tout faire pour ne pas avoir à gérer tes impayés de kiné.

Pour y arriver, nous te conseillons deux choses :

• 🧾 Facture régulièrement tes patients. Si tu les habitues ainsi à régler leurs séances à intervalles fixes, tu évites de cumuler un trop grand montant d'impayés et tu gardes un meilleur contrôle sur tes revenus.
• 🧭 N'attends jamais le dernier moment pour facturer tes patients : il suffit que le patient cesse de venir du jour au lendemain pour se retrouver avec un gros montant de séances impayées.

Il faut donc commencer par faire un travail sur toi-même afin d'habituer les patients à régler leurs séances régulièrement.

Pour t'aider à ne pas cumuler d'impayés, voire à relancer des patients perdus de vue depuis plusieurs mois, tu peux également faire appel à l'application Gustave. En se connectant à ton logiciel kiné (Kiné +4000, Vega…), l'appli opère un suivi des traitements que tu as en cours avec chaque patient mais également des patients qui ont cessé de venir.

Le logiciel affiche de manière intuitive les séances réglées, les séances et bilans en attente de paiement ainsi que le nombre de séances encore prévues. Il y a même un écran dédié pour afficher les patients qui te doivent des impayés par montants décroissants.

De là, il ne te reste plus qu'à contacter chaque patient pour qu'il ou elle vienne régler ses séances impayées.

Gérer son cabinet de kiné quand on a un remplaçant 👥

La question de prendre un remplaçant kiné finit toujours par se poser, tôt ou tard, et ce n'est pas toujours une mince affaire, notamment au niveau du suivi.

• Comment la personne va-t-elle gérer ses rendez-vous ?
• Va-t-elle correctement facturer les patients ?
• Ne risque-t-elle pas de cumuler des impayés ?
• Comment faire pour que le recrutement ou le remplacement se passe au mieux pour tout le monde ?

Toutes ces questions sont légitimes car elles auront forcément un impact sur ta propre activité de kiné, que ce soit un remplacement ou un recrutement. À ce titre, Gustave peut t'aider une nouvelle fois.

Sans pour autant fliquer la personne, l'application permet en effet au kiné titulaire de suivre ce que fait le remplaçant :

• Suivi de son agenda pour consulter ses rendez-vous.
• Affichage de ses facturations.
• Fonctionnalités pour vérifier et gérer les impayés à ton retour.

C'est donc un outil pratique pour opérer un suivi et aider ton remplaçant à travailler plus efficacement.

Le numéro de téléphone professionnel du kiné ☎️

Disposer d’un numéro de téléphone professionnel en tant que kiné est une autre question qui mérite réflexion.

Il est bien entendu possible d'utiliser un seul et même numéro pour ta vie personnelle et ton activité de kiné. Même si ça paraît plus simple de prime abord, ça comporte néanmoins l'inconvénient de mélanger vie perso et vie pro. Tu ne profites plus aussi bien de ton temps libre si tu es constamment sollicité le soir et le week-end par tes patients. Sachant que la tentation de répondre immédiatement est grande...

Tu peux aussi choisir d'utiliser un téléphone fixe pour toutes tes communications professionnelles. Mais c'est inadapté aux kinés qui travaillent à domicile. Si l'on t'appelle pendant ton absence, cela implique aussi de traiter les messages vocaux à ton retour au cabinet.

La meilleure solution selon nous ? Utiliser un second numéro dédié à ton activité professionnelle. Cela peut passer par un second téléphone, en utilisant un smartphone double SIM ou en choisissant une carte eSIM.

Niveau tarifs, l'usage d'un second numéro n'implique d'ailleurs pas nécessairement de grosses dépenses. Il existe en effet des forfaits téléphoniques très accessibles pour les appels et l'envoi de SMS.

On espère que ces conseils pour gérer ton cabinet de kiné t'aideront au quotidien dans la pratique de ton beau métier. 🐒